Wie lange muss man als privatperson rechnungen aufheben
Das betrifft zum Beispiel Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder auch E-Mails mit geschäftlichem Bezug.
Nicht nur Unternehmen, sondern auch Selbstständige und Privatpersonen können zur Vorlage verpflichtet werden – etwa wenn es um den Nachweis für steuerbegünstigte Handwerkerleistungen geht. April 2025 heben Sie bis zum 31.
Oft stellt sich die Frage, wie lange du diese Dokumente tatsächlich aufbewahren musst. Um Unannehmlichkeiten zu vermeiden, empfiehlt es sich, gesuchte Dateien oder Papierdokumente systematisch sortiert abzulegen und regelmäßig zu überprüfen, ob alles noch auffindbar und lesbar ist. Trotzdem solltest du stets sicherstellen, dass alle relevanten Verpflichtungen vollständig erfüllt sind.
Zudem ist es ratsam, die Kontoauszüge zuvor unkenntlich zu machen oder im Aktenvernichter zu verkleinern.
Was sollte man von Verstorbenen aufbewahren?
Dokumente von Verstorbenen
Dazu zählen Sterbeurkunde, Erbschein und auch das Testament. Damit vermeidest du unnötiges Horten von Papieren, ohne dabei rechtliche Risiken einzugehen.
Den endgültigen Steuerbescheid solltest du grundsätzlich mindestens zehn Jahre abheften. Zum einen können Sie auf dem Kassenzettel überprüfen, was Ihnen berechnet wurde und ob der Rechnungsbetrag stimmt. Du kannst dir also merken: Die tatsächliche Aufbewahrungsdauer verlängert sich entsprechend um die Monate bis zum Jahresende, was insbesondere im Hinblick auf steuerliche Prüfungen einen Vorteil bietet.
Ein wichtiger Punkt ist jedoch, dass jeder Beleg während der kompletten Aufbewahrungszeit jederzeit lesbar und vollständig verfügbar sein muss. Entscheidend ist dabei das Ende des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist oder eingegangen ist.
Durch diesen Stichtag wird gewährleistet, dass Unterlagen für den vorgeschriebenen Zeitraum (also zum Beispiel sechs oder zehn Jahre) vollständig und sicher archiviert werden.
Das bedeutet: du darfst Rechnungen einscannen und elektronisch ablegen oder weiterhin klassische Aktenordner nutzen – je nachdem, was besser zu deinem Arbeitsstil passt. Das können beispielsweise Quittungen, Kassenbons, Bankauszüge oder Zahlungsbestätigungen sein.
Achte darauf, dass wirklich alle relevanten Dokumente – dazu gehören Rechnungen, Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege – während der gesamten Zeit sicher abgelegt bleiben.
Quittungen für Smartphones und andere Geräte, die regelmäßige Updates benötigen, sollten Sie in der Regel für fünf Jahre aufheben.
| Unterlagentyp | Wer ist betroffen? | Relevanter Zeitraum |
|---|---|---|
| Buchungsbelege | Unternehmer & Selbstständige | 10 Jahre ab Jahresende |
| Kassenzettel für Haushaltsgeräte | Privatpersonen | Bis Ende der Gewährleistung |
| Verträge mit steuerlicher Bedeutung | Alle Steuerpflichtigen | Mindestaufbewahrung 10 Jahre |
Finanzamt kann Nachweise während Frist verlangen
Während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist ist es möglich, dass das Finanzamt von dir Belege und Nachweise anfordert.
Sie können die Rechnung ab dem 1. Das bedeutet konkret: Egal ob du eine Rechnung im Januar oder erst im Dezember erhalten hast – die Frist startet immer am 31. Handelt es sich bei den Kontoauszügen um einfache Ausdrucke vom Online-Banking, können Sie diese natürlich mit dem Altpapier entsorgen. Zusätzlich solltest du darauf achten, dass auch gescannte Unterlagen im Originalformat unverändert erhalten bleiben.
Dezember dieses Jahres. Diese Dokumente belegen sämtliche Geschäftsbeziehungen – sei es der Einkauf von Waren oder Dienstleistungen, aber auch die Erstellung eigener Rechnungen an Kunden. Der erste Papierkram kommt schon im Kindesalter zusammen und wird mit dem Erwachsensein in der Regel nur mehr statt weniger.
Das ist irgendwann ziemlich lästig – vor allem, wenn man oft umzieht und jedes Mal den ganzen Kram mit sich herumschleppen muss, obwohl man längst den Überblick verloren hat.
Daher solltest du, um Wichtiges von Unwichtigem zu trennen, regelmäßig private Unterlagen ausmisten.
Vernichtung erst nach Ablauf der gesetzlichen Frist
Die Vernichtung deiner Unterlagen ist erst dann erlaubt, wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vollständig abgelaufen ist. Für alles andere gilt: Sofern Unsicherheit besteht, ist es sicherer, sich an die volle gesetzliche Aufbewahrungsdauer zu halten und so eventuelle Nachteile durch fehlende Unterlagen auszuschließen.
Ebenso eine Liste der Versicherungen, Bankkonten und der wichtigsten laufenden Verträge.
Hinweis: Für Selbstständige wie Freiberufler und Gewerbetreibende gelten andere, meist längere Aufbewahrungsfristen als für Privatleute.
Diese Aufbewahrungsfristen solltest du kennen
Sie fragen sich: Wie lange muss ich Rechnungen, Quittungen, Belege über Krankheitskosten oder gar Dokumente aufheben? Beide Formen sind laut Gesetz gleichwertig anerkannt. Deshalb empfiehlt es sich, Rechnungen gut sichtbar abzulegen und nicht mit anderen Unterlagen zu vermischen. So bleibt genügend Zeit, deine Belege strukturiert abzulegen und später fristgerecht auszumisten.
Verdienst du mehr als 500.000 Euro pro Jahr, bist du zu einer Aufbewahrungsfrist von Belegen fürs Finanzamt von sechs Jahren sogar verpflichtet.
Aufbewahrungsfristen für Verträge
Laufende Verträge solltest du auf gar keinen Fall wegschmeißen.
Nur bei speziellen Fällen – etwa Kassenzetteln über kleinere alltägliche Ausgaben ohne steuerrelevanten Bezug – kann eine Verkürzung toleriert werden.
Es spielt dabei keine Rolle, wie hoch der Betrag auf der Rechnung ist – jede einzelne ist davon betroffen. Je systematischer du hier vorgehst, desto leichter fällt dir der Überblick über deine Unterlagen. Es kann zum Beispiel sein, dass deine persönlichen Informationen für Betrugsmaschen genutzt oder an dubiose Firmen verkauft werden.
Um das zu vermeiden, kannst du Geld in einen Aktenvernichter investieren.
Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist.